NOTE DE SERVICE

N° 04-042-B1 du 17 juin 2004

NOR : BUD R 04 00042 N

Texte publié au Bulletin Officiel de la Comptabilité Publique

MOTS-CLÉS

DOCUMENTS A ANNOTER

DOCUMENTS A ABROGER

DESTINATAIRES POUR APPLICATION

DIRECTION GÉNÉRALE DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE

7^ème Sous-direction - Bureau 7B

SOMMAIRE

1. REMBOURSEMENT DES DÉPENSES DE PROPAGANDE

1.1. Frais d'impression et d'affichage des documents (§ 82)

1.2. Frais de fonctionnement des commissions de propagande et de mise sous pli des circulaires et bulletins de vote (§ 21, 22, 30 et 53)

1.3. Frais de déplacement et indemnités allouées aux membres de la commission de propagande (§ 52 et 21)

2. DÉPENSES DES COMMISSIONS DE CONTRÔLE

2.1. Frais de fonctionnement des commissions de contrôle (§ 21)

2.2. Frais de déplacement des membres des commissions de contrôle (§ 52)

3. FOURNITURE DES IMPRIMÉS ADMINISTRATIFS (ARTICLES 22 § 43 ET 90 § 43)

4. SUBVENTION AUX COMMUNES/FRAIS D'ASSEMBLÉES ÉLECTORALES (§ 71)

5. DÉPENSES POSTALES ET DE TÉLÉCOMMUNICATION (§ 51)

5.1. Prestations de la Poste (§ 51).

5.2. Prestations de télécommunications (§ 51).

6. INDEMNITÉS POUR TRAVAUX SUPPLÉMENTAIRES AUX PERSONNELS DE PRÉFECTURE (§ 10)

7. REMBOURSEMENT FORFAITAIRE DES DÉPENSES DE CAMPAGNE (§ 81).

LISTE DES ANNEXES

ANNEXE : Circonscriptions électorales interrégionales

La présente note a pour objet de préciser à Mesdames et Messieurs les trésoriers-payeurs généraux la nature et les modalités de paiement des dépenses imputables au budget de l'Etat au titre de l'élection des représentants au Parlement européen dont le scrutin est fixé au dimanche 13 juin 2004 (samedi 12 pour l'outre-mer).

Cette élection est caractérisée par une modification importante du cadre réglementaire régie par la loi n° 77-729 du 7 juillet 1977, modifiée par le décret n° 79-160 du 28 février 1979 modifié portant application de la loi précitée ainsi que par les dispositions du code électoral que ces textes rendent applicables.

Ces dispositions ont été modifiées respectivement par :

- le titre II de la loi n° 2003-327 du 11 avril 2003 relative à l'élection des conseillers régionaux et des représentants au Parlement européen, ainsi qu'à l'aide publique aux partis politiques ;

- le décret n° 2004-30 du 9 janvier 2004 pris pour l'application de la loi précitée et modifiant notamment, au titre II, le décret n° 79-160 du 28 février 1979 susvisé et, au titre III, le décret n° 99-239 du 24 mars 1999.

La loi du 11 avril 2003 modifie le mode de scrutin, précédemment à circonscription nationale unique, par l'instauration de huit circonscriptions électorales interrégionales regroupant chacune un nombre entier de régions, conformément au tableau joint en annexe.

Le décret du 9 janvier 2004 modifiant notamment le décret n° 99-239 du 24 mars 1999 pris pour l'application du décret n° 97-34 du 15 janvier 1997 relatif à la déconcentration des décisions administratives individuelles, instaure le préfet de région de chacune des sept circonscriptions interrégionales de métropole, ordonnateur des dépenses de propagande et de campagne des listes de candidats comme suit :

- Nord-Pas-de-Calais (Lille) pour le NORD-OUEST

- Pays de Loire (Nantes) pour l'OUEST

- Alsace (Strasbourg) pour l'EST

- Aquitaine (Bordeaux) pour le SUD-OUEST

- Provence-Alpes-Côte d'Azur (Marseille) pour le SUD-EST

- Centre (Orléans) pour le MASSIF-CENTRAL/CENTRE

- Ile-de-France (Paris) pour l'ILE-DE-FRANCE.

Les dépenses outre-mer faisant l'objet d'une circonscription électorale unique seront ordonnancées par l'administration centrale du ministère de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales (MISILL).

Les autres dépenses électorales relatives au suffrage du 13 juin 2004 (dépenses de la commission de propagande, des commissions de contrôle, d'assemblées électorales, de liaisons postales ou télématiques ...) restent de la compétence du préfet de département.

D'autres modifications sont intervenues telles les conditions d'ouverture du droit à remboursement des listes de candidats dont le taux est ramené de 5 % à 3 % des suffrages exprimés :

- pour les dépenses de campagne, par dérogation aux dispositions du 2^ème alinéa de l'article L 52-11-1 (article 13 de la loi du 11 avril 2003) ;

- pour les dépenses de propagande officielle, en application de l'article 18 de la loi du 7 juillet 1977 modifié par l'article 23 de la loi du 11 avril 2003.

Il est précisé que l'élection des représentants au Parlement européen s'effectue selon un scrutin de liste à la représentation proportionnelle suivant la règle de la plus forte moyenne, sans panachage ni vote préférentiel, entre les listes ayant obtenu au moins 5 % des suffrages exprimés. Le décret n° 2004-396 du 6 mai 2004 fixe le nombre de sièges et de candidats par circonscription.

L'ensemble des dépenses afférentes à cette élection est imputable au chapitre 37-61, article 22, paragraphes 10 à 83 du budget du ministère de l'intérieur.

1. REMBOURSEMENT DES DÉPENSES DE PROPAGANDE

1.1. Frais d'impression et d'affichage des documents (§ 82)

Les dépenses de propagande sont mandatées par le préfet de région pour la circonscription électorale de son ressort, excepté les frais d'affichage qui demeurent de la compétence de chaque préfet de département.

Aux termes de l'article 18 de la loi précitée, l'Etat rembourse aux candidats tête de listes, dont les listes ont obtenu au moins 3% des suffrages exprimés, les dépenses suivantes :

- le coût du papier ;

- l'impression des bulletins de vote, circulaires et affiches ;

- les frais d'affichage.

Conformément aux dispositions de l'article R 39 du code électoral, un arrêté préfectoral⁽⁾ fixe la tarification maximale applicable aux frais d'affichage et d'impression des documents de propagande, après avis de la commission départementale constituée à cet effet.

Cet arrêté précise les tarifs applicables par catégorie de documents, formats et prestations d'impression, en application des articles R 29 (circulaires), R 30 (bulletins) et R 26 (affiches), du même code.

L'élection n'intervenant pas de façon anticipée et ne comportant qu'un tour, aucun supplément ne devra être prévu pour le paiement d'heures supplémentaires ou de travaux de nuit.

Les frais d'affichage ne peuvent concerner que des dépenses réellement exposées par les listes de candidats et procéder de prestations effectuées par des entreprises professionnelles. Les prestations bénévoles, associatives, militantes ou de toute personne morale de droit public n'ouvrent pas droit à remboursement.

Toutefois, le candidat peut être remboursé de la rémunération du personnel engagé directement, sous réserve de justifier de la régularité de l'embauche, notamment par la déclaration préalable.

Les fournitures liées à l'affichage par des associations ou militants (colle, location de véhicules, carburant, ...) peuvent être prises en charge dans la limite du barème fixé par l'arrêté préfectoral.

Les frais de transport des documents de propagande ne peuvent en aucun cas être pris en charge par l'Etat.

L'article R 39 dispose que, lorsqu'un candidat fait imprimer les documents de propagande dans un département autre que celui où il se présente, le remboursement des frais correspondants s'effectue dans la limite du tarif le moins élevé de ces deux départements. Compte tenu du caractère interrégional de la circonscription, cette comparaison sera effectuée entre le département du lieu d'impression, qu'il appartienne ou non à la circonscription, et le département de la préfecture qui assure le remboursement ^().

Les quantités effectivement remboursées sont celles réellement imprimées et diffusées dans les limites fixées à l'annexe V de la circulaire Intérieur NOR/A04/00045 C du 13 avril 2004 aux préfets. Le nombre des documents admis à remboursement est arrêté par la commission de propagande départementale et attesté par son président qui transmet ces éléments à l'ordonnateur.

Le paiement doit être effectué au bénéfice du candidat tête de liste au vu d'une facture acquittée de l'imprimeur ou de l'afficheur, à l'exclusion de tout mandataire financier, d'un parti ou d'un groupement politique. Toutefois, dans un but de simplification, il est admis que le paiement puisse être effectué entre les mains des imprimeurs ou des afficheurs, sur demande écrite du candidat tête de liste ou, pour les affiches, du mandataire local. Dans ce cas, cette demande qui vaut mandat sous seing privé est jointe au dossier de mandatement.

L'ordonnance ou le mandat sera appuyé :

- d'un exemplaire de l'arrêté préfectoral du département approprié ;

- des factures des imprimeurs ou afficheurs ;

- de la mention en pourcentage du nombre de suffrages recueillis (état fourni par le ministère de l'intérieur des listes bénéficiant du remboursement sur la base de la proclamation des résultats par la commission nationale) ;

- d'un relevé d'identité bancaire ou postal ;

- le cas échéant, de la demande de subrogation faite par le candidat tête de liste ou son mandataire local pour les frais d'affichage ;

- le cas échéant, de la justification des frais engagés directement par le candidat pour son affichage ;

Le remboursement des frais d'impression et d'affichage étant consécutif à des commandes passées par les candidats eux-mêmes, les sommes dues ne sauraient ouvrir droit à versement d'intérêts moratoires par l'Etat.

1.2. Frais de fonctionnement des commissions de propagande et de mise sous pli des circulaires et bulletins de vote (§ 21, 22, 30 et 53)

Conformément à l'article 18 de la loi du 7 juillet 1977 modifiée, l'Etat prend en charge les dépenses provenant des opérations de libellé et de mise sous pli effectuées par les commissions de propagande ainsi que celles résultant de leur fonctionnement.

Les crédits délégués à cet effet au préfet au paragraphe 21 " Rémunération de services " doivent couvrir tous les frais inhérents au fonctionnement des commissions, soit :

- les frais de personnels d'encadrement et d'exécution relatifs à l'inscription des adresses et à la mise sous enveloppe des circulaires et bulletins de vote ;

- les frais de fonctionnement de la commission (location de salles, frais de manutention, mise en place de bulletins dans les mairies, ....) ⁽⁾.

Pour effectuer les opérations précitées, les commissions peuvent s'adjoindre les services de personnels administratifs ou de personnels extérieurs recrutés pour la circonstance.

Lorsqu'il est fait appel, pour la mise sous pli, à une main d'oeuvre extérieure, les charges sociales (part patronale) de ces personnels sont imputées sur le paragraphe 30.

Dans l'hypothèse où les commissions recourent à des personnels administratifs, quel que soit leur statut, leur rémunération ne peut en aucun cas s'effectuer sous forme de subvention au bénéfice de la collectivité ou du service dont dépendraient ces agents.

En tout état de cause, l'attribution individuelle pour les agents chargés de l'encadrement comme pour ceux n'assurant que l'exécution du libellé et de la mise sous pli, ne peut excéder la somme de 810 euros, plafond fixé par référence aux textes visés au chapitre 6 ci-après "indemnités pour travaux supplémentaires aux personnels de préfecture".

Le paiement afférent à ces dépenses sera effectué au vu d'un état récapitulatif par catégorie d'agents et nature de prestations, visé du préfet.

Par ailleurs, peuvent être prises en charge les dépenses engagées pour la manutention et le camionnage des documents électoraux entre le siège de la commission et les lieux où s'effectuent les travaux de mise sous pli (§ 53).

Les frais d'affranchissement correspondant à l'acheminement des plis, transportés en franchise de droits, font l'objet de modalités de remboursement négociées avec La Poste (cf. infra 5.1). les éventuelles opérations de tri et de transport entre le lieu de mise sous pli et l'entrée dans le réseau postal, confiées à des agents de la Poste, ne doivent pas donner lieu à rémunération directe, mais faire l'objet d'une convention dont les dépenses sont imputables sur le paragraphe 51.

1.3. Frais de déplacement et indemnités allouées aux membres de la commission de propagande (§ 52 et 21)

Conformément aux dispositions de l'article R 33, les présidents et membres des commissions de propagande perçoivent, lorsque la commission siège en dehors de leur lieu de résidence, des frais de transport calculés dans les conditions prévues par les textes suivants :

- décret n° 90-437 du 28 mai 1990 modifié pour la métropole ;

- décret n° 89-271 du 12 avril 1989 modifié pour les départements d'outre-mer ;

- décret n° 98-844 du 22 septembre 1998 pour les territoires d'outre-mer.

Le remboursement de ces frais de déplacement est imputé au paragraphe 52 " Transport de personnels ".

Par ailleurs, en application de l'article R 33 du code électoral, il est alloué au secrétaire de la commission une indemnité ⁽⁾ calculée à raison de 0,20 € par centaine d'électeurs inscrits (arrondie à la centaine supérieure), dans la limite d'un plafond de 741,97 €.

Le cumul avec une autre rémunération pour travaux supplémentaires n'est possible que dans la limite du plafond susvisé. Cette indemnité s'impute sur le paragraphe 21 " Rémunération de services ".

2. DÉPENSES DES COMMISSIONS DE CONTRÔLE

Dans chaque commune de plus de 20 000 habitants, des commissions de contrôle présidées par un magistrat de l'ordre judiciaire sont instituées par arrêté préfectoral en application de l'article L 85-1 pour veiller au bon fonctionnement des scrutins.

2.1. Frais de fonctionnement des commissions de contrôle (§ 21).

Les taux de l'indemnité forfaitaire⁽⁾ versée aux membres de la commission de contrôle sont respectivement de 63,57 € pour le président, 50,57 € pour les membres et de 39,00 € pour les délégués.

Elle est imputée au paragraphe 21 " Rémunération de services ".

2.2. Frais de déplacement des membres des commissions de contrôle (§ 52)

Les frais occasionnés par les déplacements effectués par les membres de la commission de contrôle sont remboursés dans les mêmes conditions que celles fixées pour la commission de propagande (cf. supra 13).

3. FOURNITURE DES IMPRIMÉS ADMINISTRATIFS (ARTICLES 22 § 43 ET 90 § 43)

Il appartient au préfet de faire imprimer les documents électoraux qui ne sont pas fournis par les services centraux du ministère de l'intérieur, à savoir :

- l'affiche reproduisant le texte du décret de convocation des électeurs ;

- les trois types de procès-verbaux et leurs intercalaires (modèles A, B et C) destinés au recensement des votes ;

- l'affiche indiquant les dispositions du code électoral relatives au secret et à la liberté de vote ;

- éventuellement, l'arrêté préfectoral modifiant les horaires du scrutin ;

- l'état des listes des candidats à afficher dans les bureaux de vote ;

- l'avis rappelant pour les communes de plus de 5.000 habitants les pièces d'identité recevables pour voter ;

- l'avis aux électeurs sur les cas de nullité des bulletins de vote, à apposer dans les bureaux de vote et tous les isoloirs ;

- les circulaires adressées aux maires.

Les autres imprimés nécessaires sont, soit fournis par les services centraux du ministère de l'intérieur (enveloppes de scrutin, cartes électorales, volets de procuration), soit à la charge des communes (feuilles de pointage, ...). Toutefois, les enveloppes de centaine nécessaires au dépouillement sont commandées par le préfet et imputées au dépenses électorales communes (article 90, § 43).

4. SUBVENTION AUX COMMUNES/FRAIS D'ASSEMBLÉES ÉLECTORALES (§ 71)

Aux termes de l'article L 70, les dépenses mentionnées ci-après, résultant de l'organisation des assemblées électorales tenues dans les communes, sont à la charge de l'Etat

Elles recouvrent l'aménagement des lieux de vote et leur remise en état après le scrutin, les frais relatifs aux panneaux d'affichage (achat, entretien, installation et enlèvement) et les frais de manutention engagés à cet effet en dehors des heures ouvrables.

Elles sont remboursées sous la forme d'une subvention calculée à raison de 0,09 € par électeur inscrit dans la commune au jour du scrutin et de 38,11 € par bureau de vote.

5. DÉPENSES POSTALES ET DE TÉLÉCOMMUNICATION (§ 51)

5.1. Prestations de la Poste (§ 51).

L'article 38 du cahier des charges, approuvé par le décret 90-1214 du 29 décembre 1990, prévoit que la correspondance bénéficiant avant le 1er janvier 1996 de la " franchise postale " en application des dispositions du code électoral ou des textes législatifs et réglementaires relatifs aux élections continue d'être acheminée selon ces modalités mais que les frais y afférents sont remboursés par l'Etat, au vu d'une convention passée entre l'Etat et la Poste en date du 27 février 2004.

Sur ces bases, les dépenses postales considérées sont mandatées et payées au niveau du département sur le paragraphe 51 " Dépenses postales et de télécommunication ", au vu de la facture présentée par la direction départementale de La Poste.

Sont concernées les correspondances suivantes :

- la diffusion des documents mis sous pli et expédiés par la commission de propagande (distribution des documents de propagande aux électeurs, envoi des bulletins de vote en mairie) (article 34) ;

- les prestations prévues par le code électoral : envoi des volets, avis et notifications nécessaires au vote par procuration (article L 78), des notifications aux assesseurs et délégués des candidats (article R 46), des procès-verbaux et listes d'émargement (articles L 68, R 112 et R 188) ;

- toutes les autres correspondances relatives aux élections sont exclues de la convention et suivent le régime de droit commun postérieur à la suppression de la franchise au 1^er janvier 1996 (correspondances administratives aux services administratifs de l'Etat, aux maires, candidats et différentes autres instances, correspondances des mairies liées à la révision des cartes électorales, frais d'affranchissement des cartes électorales à la charge des communes selon une tarification spécifique, liste d'émargement adressées avant et après le scrutin ...).

Hormis les frais d'acheminement du courrier indiqués ci-dessus, La Poste peut être sollicitée pour effectuer des prestations complémentaires de tri et de transport du courrier jusqu'à l'entrée dans le réseau postal, non comprises dans le tarif spécifique de la convention nationale "élections". Ces dépenses, définies par une convention particulière, seront également imputées au § 51.

5.2. Prestations de télécommunications (§ 51)

Les préfectures ont la charge de mettre en œuvre le dispositif de centralisation des résultats faisant appel, d'une part à des personnels standardistes et d'autre part, à un opérateur (France Télécom ou autre) pour les installations techniques.

Les dépenses relatives aux installations techniques nécessaires au recensement et à la transmission des résultats (installation de lignes temporaires, abonnement, communications, ...) comprenant, le cas échéant, les coûts des personnels techniques de maintenance, sont mandatées au vu de la facture de l'opérateur au paragraphe 51 " Dépenses postales et de télécommunication ".

Les agents d'exploitation chargés de la collecte et de la transmission des résultats, choisis parmi les personnels de préfecture, sont rémunérés au titre des indemnités pour travaux supplémentaires précisées ci-après.

Les frais d'acheminement par Chronopost des procès-verbaux de dépouillement à la commission nationale de recensement général des votes sont pris en charge par l'administration centrale.

6. INDEMNITÉS POUR TRAVAUX SUPPLÉMENTAIRES AUX PERSONNELS DE PRÉFECTURE (§ 10)

Les personnels de préfecture peuvent bénéficier d'indemnités pour travaux supplémentaires dans les conditions fixées par l'arrêté du 13 février 2004, pris en application du décret n° 2004-143 du 13 février 2004 fixant les conditions d'attribution de l'indemnité pour travaux supplémentaires allouée à certains personnels de l'Etat, à l'occasion des élections politiques.

Le plafond d'indemnisation autorisé par agent est de 540 €, susceptible d'être porté à 810 € (majoration de 50 %) pour un maximum de 20 % d'entre eux lorsque ces agents effectuent des tâches d'encadrement.

Le paiement sera effectué au vu d'un état récapitulatif unique, visé du préfet.

7. REMBOURSEMENT FORFAITAIRE DES DÉPENSES DE CAMPAGNE (§ 81). 

Les dépenses de campagne sont mandatées par le préfet de région pour la circonscription électorale de son ressort.

Selon les dispositions de l'article L 52 11-l ⁽⁾ du code électoral, les listes de candidats peuvent être remboursées de leurs dépenses électorales retracées dans leur compte de campagne.

Par dérogation à l'article L 52-11-1 susvisé, prévu par l'article 18 de la loi du 7 juillet 1977 modifié par l'article 23 de la loi du 11 avril 2003, le droit à remboursement est ouvert aux listes de candidats ayant obtenu au moins 3 % des suffrages exprimés.

Conformément à l'article 19-1 de la loi du 7 juillet 1977 modifié par l'article 25 de la loi du 11 avril 2003, le plafond des dépenses électorales prévu par l'article L 52-11 est fixé à 1 150 000 € pour une liste de candidats, au sein de la circonscription électorale.

Ce remboursement, indépendant de celui afférent aux dépenses de propagande officielle, est au plus égal à la moitié du plafond des dépenses de campagne applicables à la circonscription. Il ne peut, en tout état de cause, excéder le montant des dépenses effectives du candidat ressortant de son compte de campagne.

Ces sommes ne peuvent être mandatées par le préfet de région compétent qu'après approbation des comptes de campagne des candidats par la commission nationale des comptes de campagne et des financements politiques (CNCCFP) et, en cas de contentieux, lorsque la décision du juge de l'élection aura été rendue. En l'absence de contentieux et si la commission n'a pas statué dans le délai de six mois, le compte est réputé approuvé.

Le mandat du préfet de région compétent sera appuyé de la décision d'approbation du compte de campagne par le CNCCFP ⁽⁾ notifiée au préfet (ou, le cas échéant, de la décision du juge de l'élection ou de l'attestation que le délai de six mois est révolu). Le dossier de règlement fera apparaître que le candidat a obtenu le pourcentage de voix requis, rempli ses obligations au regard des articles L 52-11-1 et L 52-12 et, s'il est élu, qu'il a satisfait aux obligations de déclaration patrimoniale auprès de la commission pour la transparence financière de la vie politique, conformément à l'article 2 de la loi n° 88-227 du 11 mars 1988 modifiée.

Il ne peut y avoir de subrogation au bénéfice du mandataire financier.

Toute difficulté d'application de la présente note de service devra être signalée à la direction sous le timbre du bureau 7B (téléphone : 01.53.18.83.70, mél : .

LE DIRECTEUR GENERAL DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE

Pour le Directeur Général de la Comptabilité Publique

LE SOUS-DIRECTEUR, CHARGE DE LA 7^ÈME SOUS-DIRECTION

BRUNO SOULIE

ANNEXE : Circonscriptions électorales interrégionales

Directeur de la publication :

Jean BASSERES

ISSN : 0984 9114